A- KIẾN THỨC TRỌNG TÂM

I- ĐẶC ĐIỂM CỦA VĂN BẢN THÔNG BÁO

Đọc văn bản sau và trả lời câu hỏi:

Văn bản 1: Thông báo về kế hoạch duyệt các tiết mục văn nghệ

Văn bản 2: Thông báo về kế hoạch Đại hội đại biểu liên đội TNTP Hồ Chí Minh

Câu hỏi:

1. Trong các văn bản trên, ai là người thông báo, ai là người nhận thông báo ?

2. Nội dung thông báo thường là gì ? Nhận xét về thể thức của vãn bản thông báo.

3. Hãy dẫn ra một số trường hợp cần viết thông báo trong học tập và sinh hoạt ở trường

Trả lời:

1. 

Văn bản 1 : Người thông báo là phó hiệu trưởng Nguyễn Văn Bằng, người nhận thông báo là giáo viên chủ nhiệm và lớp trưởng các lớp trong toàn trường.

Văn bản 2 : Người thông báo là liên đội trưởng Trần Mai Hoa, người nhận thông báo là các chi đội thiếu niên tiền phong Hồ Chí Minh trong toàn trường.

2. 

• Nội dung thông báo thường là tình huống công việc cơ quan mà lãnh đạo cấp trên cần phải truyền đạt cho cấp dưới hay những công việc cơ quan nhà nước, đoàn thể chính trị xã hội muốn phổ biến cho nhân dân, hội viên được biết
• Thể thức của văn bản theo đúng thể thức của một văn bản hành chính. ( tuy nhiên ở văn bản 2 thiếu quốc hiệu)

3.  Ví dụ:

• Thông báo vể cuộc thi “Tìm hiểu về Đội TNTP Hồ Chí Minh”.
• Thông báo về thời hạn nhận hồ sơ nhập học.
• Thông báo vế lịch kiểm tra vệ sinh các lớp học của nhà trường.

II- CÁCH LÀM LÀM VĂN BẢN THÔNG BÁO

1. Tình huống cần làm văn bản thông báo

Trong các tình huống sau đây, tình huống nào phải viết thông báo, ai thông báo và thông báo cho ai ?

a) Một học sinh bị mất chiếc xe đạp, muốn báo cáo với công an.

b) Sắp tới, Nhà trường sẽ tổ chức đợt tổng vệ sinh trong toàn trường để góp phần xây dựng môi trường xanh, sạch, đẹp.

c) Gần cuối năm học, Ban Chỉ huy Liên đội TNTP Hồ Chí Minh muốn triệu tạp các Ban Chỉ huy Chi đội để bàn về việc tổng kết hoạt động của liên đội trong năm học này

Trả lời:

Tinh huống (a) viết tường trình, tình huống (c) viết giấy mời, giấy triệu tập.

Chỉ có tình huống (b) phải viết thông báo. Ở đây là ban Giám hiệu thông báo cho giáo viên và học sinh toàn trường.

2. Cách làm văn bản thông báo- sgk

Bố cục chung của các văn bản thông báo:

• Phần mở đầu: Theo đúng những quy định về thủ tục hành chính : quốc huy, quốc hiệu, tên văn bản, ngày tháng, địa điểm ...
• Phần nội dung: Ghi cụ thể, chính xác những điều cần thông báo cho người nhận biết. Ví dụ địa điểm, thời gian, nội dung cần thực hiện...
• Phần kết thúc: Theo đúng những quy định về thủ tục hành chính : họ tên, chức vụ người gửi thông báo...