BÀI 6a. TỔ CHỨC DỮ LIỆU CHO DỰ ÁN QUẢN LÍ TÀI CHÍNH GIA ĐÌNH

KHỞI ĐỘNG

Theo em, để quản lý thu, chi hằng tháng cho gia đình hoặc bản thân, ta nên sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản hay phần mềm bảng tính? Tại sao?

Giải nhanh:

Sử dụng phần mềm phần mềm bảng tính vì có thể thực hiện các công việc trong quản lí thu, chi.

KHÁM PHÁ

1. Dự án quản lí tài chính gia đình

Làm

Nêu những công việc quản lí thu, chi của gia đình em mà phần mềm bảng tính có thể hỗ trợ giải quyết.

Giải nhanh:

Những công việc: Cập nhật, lưu trữ, lọc, sắp xếp, thống kê, tổng hợp các khoản thu, chi; đối chiếu thu, chi,…

2. Tổ chức dữ liệu và công cụ hỗ trợ nhập dữ liệu Data Validation

a. Tổ chức dữ liệu

Làm

Hãy liệt kê các khoản thu, chi thực tế của gia đình 

Giải nhanh:

• Các khoản thu: Lương thưởng của bố mẹ, các nguồn thu phụ,...
• Các khoản chi: Chi tiêu sinh hoạt hàng ngày, hóa đơn và trả nợ, tiền học phí và giáo dục, bảo hiểm,...

b. Sử dụng công cụ Data Validation hỗ trợ nhập dữ liệu

Làm

1. Ở Hình 3, tên các khoản thu trong khối ô tính F2:F6 và tên các khoản thu trong danh sách mở ra (khi nháy chuột vào nút bên phải ô tính B3) giống nhau hay khác nhau? Tại sao?

Giải nhanh:

Giống nhau vì công cụ Data Validation lấy dữ liệu từ khối ô F2:F6.

2. Sau khi sử dụng công cụ Data Validation hỗ trợ nhập dữ liệu cho các cột Ngày, Khoản thu như trên, để Excel không báo lỗi thì dữ liệu nhập vào mỗi cột này cần đảm bảo điều kiện gì?

Giải nhanh:

Dữ liệu nhập vào cột Khoản thu: nếu nhập tên bằng bàn phím thì phải trùng với dữ liệu với một trong các tên trong danh sách.

LUYỆN TẬP

1. Bảng tính hỗ trợ quản lí tài chính gia đình gồm những trang tính nào? Nêu loại dữ liệu, cấu trúc bảng dữ liệu được lưu trữ trên mỗi trang tính đó.

Giải nhanh:

Bảng tính hỗ trợ quản lí tài chính gia đình gồm các trang tính: Thu nhập, Chi tiêu.

• Ngày thu/chi: kiểu dữ liệu ngày tháng năm 
• Khoản thu/chi, số tiền: kiểu dữ liệu số
• Nội dung: kiểu dữ liệu văn bản

2. Tại trang tỉnh Thu (Hình 1a), ta thực hiện:

• Chọn khối ô tính D3:D7;
• Chọn nút lệnh = trong dải lệnh Data để mở cửa sổ Data Validation;
• Thực hiện thiết lập các tuỳ chọn như ở Hình 5 rồi chọn OK;

Theo em, sau khi thực hiện như trên, dữ liệu nhập vào mỗi ô tính trong khối ô tính D3:D7 của cột Số tiền phải thỏa mãn điều kiện gì?

Giải nhanh:

Phải thỏa mãn điều kiện là số được nhập vào phải lớn hơn hoặc bằng 0.

THỰC HÀNH

Thực hành theo các yêu câu sau:

a. Khởi động Excel, mở bảng tính mới, lưu vào tệp với tên là QuanLiTaiChinh.xlsx.

b. Trong tệp bảng tỉnh QuanLiTai Chinh.xlsx, tạo trang tỉnh Thu, Chỉ tương tự như ở Hình 1.

Lưu ý: Em có thể chỉnh sửa Danh sách khoản thu, Danh sách khoản chi theo thực tế của gia đình em.

c. Sử dụng công cụ Data Validation hỗ trợ nhập dữ liệu cho các cột Ngày, Khoản thu, Khoản chi, Số tiền.

d. Nhập dữ liệu thu, chi theo thực tế của gia đình em vào bảng Thu nhập, Chi tiêu.

Giải nhanh:

a. Khởi động Excel và tạo bảng tính mới.

b. Lưu bảng tính mới vào tệp "QuanLiTaiChinh.xlsx".

c. Trên bảng tính, tạo một trang tính mới và đặt tên cho trang tính đó là "Thu".

• Tạo cột "Ngày thu", "Khoản thu", "Nội dung", "Số tiền" trên trang tính "Thu".
• Chỉnh sửa danh sách khoản thu theo thực tế gia đình của bạn.
• Sử dụng công cụ Data Validation để thiết lập các điều kiện cho các cột "Ngày thu", "Khoản thu", "Nội dung", "Số tiền".

d. Nhập dữ liệu thu theo thực tế gia đình của bạn vào bảng "Thu.

VẬN DỤNG

Làm việc nhóm để thực hiện các yêu cầu sau:

a. Lựa chọn thực hiện dự án sử dụng phần mềm bảng tính hỗ trợ quản lí tài chính cho một câu lạc bộ mà em, các bạn trong nhóm tham gia.

b. Xác định danh sách khoản thu, danh sách khoản chi của câu lạc bộ.

c. Tạo bảng tính QuanLiTaiChinhCLB. xlsx với cấu trúc hợp lí để quản lí thu, chi của câu lạc bộ. Đồng thời, sử dụng công cụ Data Validation để hỗ trợ nhập dữ liệu vào bảng tính.

d. Nhập dữ liệu thu nhập, chi tiêu theo thực tế của câu lạc bộ vào bảng tính.

Giải nhanh:

a. Lựa chọn sử dụng phần mềm bảng tính:

• Thảo luận về việc sử dụng phần mềm bảng tính để quản lí tài chính.
• Chọn phần mềm bảng tính phù hợp.

b. Xác định danh sách khoản thu và danh sách khoản chi:

• Thu thập thông tin về các khoản thu và khoản chi của câu lạc bộ.
• Làm việc nhóm để xác định danh sách chi tiết của cả hai mục này.
• Ghi lại danh sách khoản thu và khoản chi.

c. Tạo bảng tính "QuanLiTaiChinhCLB.xlsx" và sử dụng Data Validation:

• Mở phần mềm bảng tính và tạo bảng tính mới.
• Lưu bảng tính mới với tên là "QuanLiTaiChinhCLB.xlsx".
• Thiết kế cấu trúc bảng tính hợp lý để quản lí thu, chi của câu lạc bộ.
• Sử dụng Data Validation để thiết lập các quy tắc và điều kiện cho việc nhập dữ liệu vào bảng tính.
• Áp dụng công cụ Data Validation cho các cột.

d. Nhập dữ liệu thu nhập và chi tiêu theo thực tế của câu lạc bộ vào bảng tính:

• Nhập dữ liệu thu và chi tương ứng vào các cột tương ứng.
• Đảm bảo mỗi khoản thu và chi tiêu được nhập đúng cấu trúc.