1. TÌM HIỂU MÀN HÌNH LÀM VIỆC CỦA EXCEL

• Khởi động phần mềm MS Excel: nháy chuột vào biểu tượng trong bảng chọn Start (hoặc ở màn hình nền hoặc trên thanh Taskbar).
• Các thành phần chính trên màn hình làm việc ở MS Excel:
• Vùng làm việc: gồm các hàng và các cột.
• Tên hàng: được đặt tên bằng số thứ tự 1, 2, 3,… theo chiều từ trên xuống dưới. Cột chứa tên hàng ở bên trái của các hàng. 
• Tên cột: được đặt tên bằng các chữ cái A, B, C,… theo chiều từ trái sang phải. Hàng chứa tên cột ở phía trên của các cột. 
• Địa chỉ các ô tính được xác định bởi tên cột ghép với tên hàng (ví dụ B1, C5,…).
• Vùng nhập liệu là nơi nhập dữ liệu cho ô tính đang được chọn
• Bảng chọn: chứa các lệnh và biểu tượng lệnh
• Một bảng tính có thể có nhiều trang tính. Tên trang tính có thể được đặt lại bởi người dùng

2. NHẬP, CHỈNH SỬA VÀ TRÌNH BÀY DỮ LIỆU

a) Chọn ô tính, khối ô tính

• Để chọn một ô tính: nháy chuột vào ô tính muốn chọn hoặc dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển đến ô tính đó
• Để chọn một khối ô tính: có 2 cách
• Chọn ô tính ở góc trái trên của khối ô tính, sau đó kéo thả chuột đến ô tính ở góc phải dưới
• Chọn ô tính ở góc trái trên của khối ô tính, sau đó nhấn giữ phím Shift và dùng mũi tên để di chuyển đến ô tính ở góc phải dưới
• Để chọn một ô tính cách xa ô tính đang được chọn ta nên sử dụng chuột thay vì phím mũi tên trên bàn phím vì sử dụng chuột sẽ nhanh hơn

b) Nhập dữ liệu cho ô tính

• Có 2 cách để nhập dữ liệu vào ô tính:
• Cách 1: Nhập dữ liệu trực tiếp vào ô tính
• Chọn ô tính cần nhập dữ liệu.
• Gõ dữ liệu, rồi gõ phím Enter để hoàn tất.
• Cách 2: Nhập dữ liệu thông qua vùng nhập liệu
• Chọn ô tính cần nhập dữ liệu
• Nháy chuột vào vùng nhập liệu, gõ dữ liệu, rồi gõ phím Enter để hoàn tất
• Khi nhập dữ liệu kiểu ngày, chúng thường được nhập theo thứ tự mặc định là tháng/ngày/năm
• Mặc định dữ liệu kiểu chữ được tự động căn lề trái, dữ liệu kiểu số, kiểu ngày được tự động căn lề phải

c) Chỉnh sửa dữ liệu

Có 2 cách nhập dữ liệu vào ô tính

• Cách 1: Chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp tại ô tính
• Nháy đúp chuột vào ô tính để làm xuất hiện con trỏ soạn thảo
• Thực hiện chỉnh sửa dữ liệu, gõ phím Enter để hoàn tất
• Cách 2: Chỉnh sửa dữ liệu cho ô tính thông qua vùng nhập liệu
• Chọn ô tính
• Nháy chuột vào vùng nhập liệu
• Thực hiện chỉnh sửa dữ liệu, gõ phím Enter để hoàn tất
• Khi nội dung dữ liệu trong ô tính dài thì nên chỉnh sửa dữ liệu thông qua vùng nhập liệu

d) Định dạng dữ liệu

• Các bước định dạng dữ liệu kiểu số:
• Chọn ô tính (hoặc khối ô tính) cần định dạng dữ liệu
• Mở bảng chọn Home và sử dụng các nút lệnh trong nhóm lệnh Number
• Các bước định dạng dữ liệu kiểu số kèm theo kí hiệu tiền tệ VND:
• Chọn ô tính (hoặc khối ô tính) cần định dạng dữ liệu
• Chọn Home, nháy chuột vào mũi tên ở góc phải dưới nhóm lệnh Number
• Trong hộp thoại Format Cells mở ra, lần lượt thực hiện các bước để chọn kí hiệu tiền tệ VND: Chọn Currency => Nháy chuột vào mũi tên để mở bảng chọn kí hiệu tiền tệ VND => Chọn OK
• Các bước định dạng dữ liệu kiểu ngày:
• Chọn ô tính (hoặc khối ô tính) cần định dạng dữ liệu
• Chọn Home, nháy chuột vào mũi tên ở góc phải dưới góc lệnh Number
• Mở hộp thoại Format Cells => Chọn Date => Chọn kiểu hiển thị => Nháy chuột vào chọn Vietnamese để chọn ngày tháng phù hợp với Việt Nam như ngày/tháng/năm, ngày – tháng – năm,…

3. SỬ DỤNG CÔNG THỨC ĐỂ TÍNH TOÁN

• Trong MS Excel, công thức bắt đầu bằng dấu “=”, tiếp theo là biểu thức đại số.
• Các bước nhập công thức vào ô tính:
• Chọn ô tính cần thực hiện tính toán.
• Nháy chuột vào vùng nhập liệu, gõ =<biểu thức đại số> rồi gõ phím Enter để hoàn tất.
• Khi chọn ô tính chứa công thức, kết quả tính toán hiển thị ở ô tính được chọn, công thức được hiển thị tại vùng nhập liệu.
• Phép toán có kí hiệu toán học khác với kí hiệu trong MS Excel là phép nhân, phép chia, phép lũy thừa.