1. CẤU TRÚC PHÂN CẤP

Trình bày nội dung theo cấu trúc phân cấp là cách trình bày theo danh sách các mục ở những mức phân cấp khác nhau. Mỗi mục có kí hiệu đầu mục. Đây là cách giúp nội dung được trình bày, truyền tải một cách rõ ràng, mạch lạc.

2. SAO CHÉP, ĐỊNH DẠNG, DI CHUYỂN VĂN BẢN TRONG TRANG TRÌNH CHIẾU

a) Trang tiêu đề

• Cấu trúc của một bài trình chiếu:
• Tiêu đề của bài trình chiếu được trình bày ở trang đầu tiên
• Các trang còn lại là các trang nội dung
• Vai trò của trang tiêu đề: gây ấn tượng, thu hút sự chú ý của người xem từ ban đầu.
• Trang tiêu đề gồm: tiêu đề bài trình chiếu và thông tin tác giả (người trình bày).
• Khi tạo tệp trình chiếu mới, trang trình chiếu đầu tiên có bố cục mặc định phù hợp để ghi tên bài trình chiếu, thông tin về tác giả.

b) Sao chép dữ liệu từ tệp văn bản sang trang trình chiếu

• Thực hiện sao chép dữ liệu từ tệp văn bản sang trang chiếu để:
• Tiết kiệm thời gian soạn thảo
• Đảm bảo sự thống nhất, chính xác về nội dung thông tin
• Các bước sao chép dữ liệu trong văn bản MS Word sang trang trình chiếu:
• Bước 1: Tại của sổ phần mềm soạn thảo văn bản: chọn nội dung cần sao chép → thực hiện lệnh Copy (nhấn Copy trong dải lệnh Home hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C).
• Bước 2: Tại cửa sổ phần mềm trình chiếu: nháy chuột vào nơi muốn văn bản xuất hiện → thực hiện lệnh Paste (nhấn Paste trong dải lệnh Home hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V).
• Sau khi đã thực hiện các bước sao chép dữ liệu từ tệp văn bản sang trang trình chiếu, chúng ta phải nhập thông tin của tác giả (hoặc người trình bày).

c) Định dạng, di chuyển văn bản trên trang trình chiếu

• Dữ liệu khi nhập trực tiếp hoặc sao chép từ tệp văn bản sang chưa có vị trí và định dạng phù hợp => Di chuyển và định dạng văn bản lại để phù hợp với yêu cầu trình chiếu.
• Các bước để di chuyển khung văn bản trên trang trình chiếu:
• Bước 1: Nháy chuột vào văn bản để làm xuất hiện khung văn bản
• Bước 2: Đưa trỏ chuột vào cạnh của khung văn bản → thực hiện kéo thả chuột để đưa văn bản đến vị trí mong muốn.
• Để thực hiện định dạng văn bản cho trang trình chiếu, cần lưu ý:
• Có thể thay đổi kích thước của khung văn bản bằng cách kéo thả các nút tròn ở góc khung và cạnh khung.
• Phông chữ: sử dụng phông rõ ràng, dễ đọc (Arial, Tahoma, Calibri Light,…).
• Không nên sử dụng nhiều phông chữ trên một trang cũng như trông một bài trình chiếu
• Cỡ chữ: phù hợp, không quá nhỏ
• Kiểu chữ: tiêu đề: chữ đậm; nội dung: chữ thường
• Màu chữ: không sử dụng quá nhiều màu chữ, tương phản với màu nền để dễ đọc

3. TẠO CẤU TRÚC PHÂN CẤP TRONG TRANG TRÌNH CHIẾU

a) Trang giới thiệu tổng quan

• Cần có trang nội dung tổng quan ngay sau trang tiêu đề của bài trình chiếu: để người xem dễ dàng nắm bắt được tổng quan về các nội dung chính của bài
• Các bước chọn mẫu trang trình chiếu:
• Bước 1: Chọn Home
• Bước 2: Nháy mũi tên  ở góc phải dưới nút New Slide.
• Bước 3: Chọn mẫu trang trình chiếu Title and Content.
• Mẫu trang trình chiếu Title and Content có 2 thành phần:
• Tiêu đề của trang
• Nội dung của trang

b) Tạo cấu trúc phân cấp

• Cấu trúc phân cấp gồm danh sách các mục ở những mức phân cấp khác nhau. Mỗi mục có kí hiệu đầu mục
• Cần thực hiện thay đổi mức phân cấp của các mục để tạo cấu trúc phân cấp
• Các bước thực hiện thay đổi mức phân cấp của một mục:
• Bước 1: Đặt con trỏ soạn thảo vào mục cần thay đổi mức phân cấp
• Bước 2: Vào Home>Paragraph
• Chọn (Increase List Level) (hoặc gõ phím Tab) để tăng mức phân cấp.
• Chọn (Decrease List Level) (hoặc gõ phím Shift + Tab) để giảm mức phân cấp.
• Kết quả sau khi thay đổi mức phân cấp:
• Nếu tăng mức phân cấp => đoạn văn bản tự động dịch chuyển sang phải và giảm cỡ chữ
• Nếu giảm mức phân cấp => đoạn văn bản tự động dịch chuyển sang trái và tăng cỡ chữ

c) Thay đổi kí hiệu đầu mục phân cấp

• Cần thay đổi kí hiệu đầu mục để người xem dễ dàng nhận biết cấu trúc trình bày.
• Các bước thay đổi kí hiệu đầu mục:
• Bước 1: Chọn mục hoặc các mục cần thay đổi kí hiệu đầu mục (giống nhau)
• Bước 2: Chọn Home
• Bước 3: Nháy mũi tên  ở góc phải dưới lệnh Bullets
• Bước 4: Chọn dạng kí hiệu mong muốn