Khi viết thư trao đổi công việc, cần lưu ý gì về hình thức, giọng điệu, ngôn ngữ?

Khi viết thư trao đổi công việc, cần lưu ý những điều sau về hình thức, giọng điệu, ngôn ngữ:

Hình thức:

• Đảm bảo tính trang trọng, lịch sự: Thư cần được trình bày gọn gàng, sạch sẽ, rõ ràng, không có lỗi chính tả, ngữ pháp. Nên sử dụng cỡ chữ vừa phải, dễ đọc, in trên giấy A4 hoặc A5.
• Có bố cục rõ ràng: Thư cần được chia thành các phần:
  • Kính gửi: Ghi rõ tên người nhận và chức vụ (nếu có).
  • Kính thư: Lời chào mở đầu.
  • Nội dung chính: Trình bày mục đích, nội dung trao đổi công việc một cách rõ ràng, súc tích, dễ hiểu.
  • Kính thư: Lời chào kết thúc.
  • Ký tên: Ghi rõ họ tên, chức vụ (nếu có) và thông tin liên hệ của người viết.
• Đính kèm tài liệu (nếu có): Nếu cần thiết, bạn có thể đính kèm tài liệu liên quan đến nội dung trao đổi trong thư.

Giọng điệu:

• Trang trọng, lịch sự: Thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận thư.
• Chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ chính thức, tránh dùng từ ngữ s俚语, tục ngữ.
• Rõ ràng, súc tích: Trình bày vấn đề một cách rõ ràng, súc tích, dễ hiểu.

Ngôn ngữ:

• Chính xác: Sử dụng ngôn ngữ chính xác, tránh dùng từ ngữ mơ hồ, gây hiểu lầm.
• Dễ hiểu: Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, phù hợp với trình độ và hiểu biết của người nhận thư.
• Chuyên ngành: Sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực công việc đang trao đổi.
• Lịch sự: Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh dùng từ ngữ xúc phạm, thiếu tôn trọng.
• Cảm xúc: Sử dụng ngôn ngữ thể hiện được cảm xúc của người viết, tạo sự thiện cảm cho người nhận thư.