I. TÌM HIỂU CHUNG

1. Khái niệm

- Biên bản là loại văn bản ghi chép một cách ngắn gọn, trung thực, chính xác, đẩy đù những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.

- Phân loại: Có nhiều loại biên bản:

+ Biên bản ghi lại một sự kiện, biên bản ghi lại cuộc họp, biên bản hội nghị,...

+  Biên bản ghi lại một hành vi cụ thể (hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, bàn giao ca trực,...).

2. Yêu cầu đối với cách viết một biên bản

a. Về hình thức, bố cục cẩn có:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.

• Tên vân bàn (biên bàn vể việc gì).

• Thời gian, địa điểm ghi biên bàn.

• Thành phần tham dự, người chủ trì, người ghi biên bàn.

• Diễn biến sự kiện thực tê' (phần nội dung cơ bàn, ghi đẩy đủ ý kiến phát biểu các bên, lập luận các bên, ý kiến của chủ toạ,...).

• Phẩn kết thúc (ghi thời gian cụ thể, chữ kí của thư kí và chủ toạ).

b. Về nội dung, thông tin cẩn bào đám:

• Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.

• Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.

• Nội dung ghi chép phải có trọng tâm, trọng điểm.

II. PHÂN TÍCH VÍ DỤ

- Biên bản họp lớp (thống nhất kế hoạch làm tập san chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20 -11) đã đáp ứng được các yêu cầu cụ thể về quy cách:

• Có quốc hiệu và tiêu ngữ.

• Có tên văn bản.

• Thông tin về thời gian, địa điểm ghi biên bản.

• Thông tin về thành phần tham dự, người chủ trì, người ghi biên bản.

• Thông tin về diễn biến thực tế của cuộc họp, cuộc thảo luận hay vụ việc.

• Chữ kí của thư kí và chủ toạ.

III. THỰC HÀNH

Đề bài: Giả sử trong một cuộc thảo luận nhóm (hoặc một cuộc họp lớp), em được giao nhiệm vụ làm thư kí. Hãy viết biên bản cuộc thào luận (hoặc cuộc họp) ấy.

- Quy trình viết gồm 3 bước:

+ Chuẩn bị trước khi viết

+ Viết biên bản

+ Chỉnh sửa và đọc lại biên bản.